この記事の要点
記帳の手間を減らすには、毎月同じ判断で処理できる取引のルールを整理し、証憑の読み取りと会計ソフトへの登録につなげます。ルールに合うものはAI・自動化で処理し、判断が難しいものは人が確認する流れと、処理状況を把握できる仕組みを整えます。
領収書や請求書が届くたびに、会計ソフトを開いて一件ずつ入力していませんか。月が変わると、その月に溜まった請求書と領収書を、日付、金額、取引先ごとに登録していくことになります。一件は単純でも、件数が多い月は、登録の作業だけで手がふさがります。
取引先の名前を見て勘定科目を思い出し、家賃や通信費のように毎月同じものも、前回の登録を見ながら入れ直す。登録の手数に加えて、その判断と、終わったかどうかの確認が担当者に残っています。
こんな課題はありませんか
次のような状態が、毎月の記帳に混ざっていないでしょうか。
- 毎月溜まる請求書と領収書を、会計ソフトへ一件ずつ登録している
- 件数が多い月は、登録の作業だけで時間が取られる
- 領収書や請求書が、チャット、メール、紙、共有フォルダに分かれている
- 取引先や品目を見るたびに、勘定科目や税区分を思い出している
- 家賃、リース料、定額の通信費を、毎月手で登録し直している
- 毎回同じ判断で済むものと、その場で判断するものが、区別されないまま全件並んでいる
- 記帳が終わったか、残っている件がどれかが、担当者に聞かないと分からない
件数が増えるほど、登録に使う時間も、確認も、担当者の記憶も膨らみます。月末に証憑が集中する月は、その負担が一度に重なります。
AIに、会社のルールを教える
これらの課題をまとめて軽くする選択肢の一つが、AIに記帳を任せることです。証憑を読み取れるようにしても、科目を決める材料が人の記憶にあると、記帳の負担はそこに残ります。そのときに先に渡すのが、会社で決まっているルールです。
担当者が毎回思い出している判断は、すでに会社の中にあります。この取引先の請求書は外注費にする。この種類の領収書は旅費交通費にする。家賃は毎月、この科目と摘要で登録する。頭の中や前回の画面に残っていることを、ルールとして書き渡します。
ルールが渡っていると、溜まった請求書と領収書に同じ基準を当て、会計ソフトへの登録まで進められます。人が一件ずつ画面を開いていた登録は、ルールに合う範囲でまとめて減ります。勘定科目をその場で思い出す時間も、登録済みのルールを参照する処理に変わります。毎月同じ内容を作り直していた固定の登録も、その月の分として登録できます。
人が確認するのは、ルールに合わなかったものに絞れます。ルールを足すほど、登録の手数も、判断の回数も、確認の範囲も狭くなります。
次の節は、そのルールを使って記帳を進める流れです。
AIを活用した、記帳の流れ
一連の処理は、次の図の順で進みます。
- 領収書・請求書を、チャットか指定の場所で受け取る
- AIが、登録済みのルールと照合する
- 一致したものを、会計ソフトへ記帳する
- ルールにないものは、確認一覧に件数つきで残す
- 完了通知を送る
ここでのルールは、取引先別の勘定科目、特定の領収書・請求書の扱い、毎月固定の登録です。記帳が始まる前に書いておきます。
証憑を置く
入口は一つに決めます。紙の領収書は、写真かスキャンにして、同じ入口へ入れます。
チャットへアップロードする。 領収書や請求書の画像、PDFを、決めたチャットに送ります。送られたファイルが、その回の処理対象です。
指定の場所に置く。 共有フォルダなど、取り込み用の場所を一つ作り、そこへファイルを置きます。置かれたファイルが、処理対象です。
個人のメールや机の上に残った証憑は、この流れには入りません。入口に届いたものだけが、次の照合へ進みます。
ルールを登録する
照合の材料は、記帳を始める前に登録します。登録にない項目は、確認一覧へ回します。
取引先別
取引先ごとに、どの証憑をどの勘定科目で登録するかを書きます。
| 取引先 | 証憑 | 勘定科目 |
|---|---|---|
| A社 | 請求書 | 外注費 |
| B商店 | 領収書 | 消耗品費 |
同じ取引先でも、請求書と領収書で科目が分かれる場合は、行を分けて登録します。摘要や部門が毎回同じなら、その行に添えます。
特定の領収書・請求書
取引先だけでは決まらないものは、証憑の種類で登録します。
- この種類の交通費の領収書は、旅費交通費
- この形式の飲食の領収書は、会議費
- この請求書の品目は、広告宣伝費
店名、品目、書類の種類など、担当者がいま見ている手がかりを、一致の条件にします。
毎月固定
家賃、リース料、定額の通信費のように、毎月同じ内容で入るものは、証憑が届く前に登録します。
- 勘定科目、取引先、摘要
- 金額が毎月同じか、届いた請求から読むか
- 登録する日、または対象月
- 同じ月に証憑も届いたとき、二重に登録しない照合
金額だけ月によって変わるものは、科目と取引先は固定し、金額は証憑から取ります。固定登録と届いた金額が違えば、その件は確認一覧に出します。
税区分や部門も、毎回同じならルールに含めます。どこまで固定するかは、自社の経理の方針に合わせて決めてください。
会計ソフトへ記帳する
処理が始まるきっかけは、三つです。
- チャットにファイルが届く
- 指定の場所にファイルが置かれる
- 毎月固定の登録日になる
AIは登録済みのルールと照合し、次を満たすものを会計ソフトへ記帳します。
- 取引先か証憑の種類が、登録済みのルールと一致している
- 日付、金額、取引先が読み取れている。固定登録は、登録済みの内容を使う
- 同じ証憑、または同じ月の固定登録が、まだ会計ソフトにない
一件ずつ画面を開いて転記していた作業は、この条件を満たした範囲で、会計ソフトへの登録に置き換わります。
完了を通知する
記帳が終わると、担当者へ通知が届きます。通知で分かるのは、次のとおりです。
- 処理が完了したこと
- 対象の期間
- 会計ソフトへ登録した件数
- 確認が必要な件数
- 確認一覧の場所
通知が届けば、その回の処理はそこで一区切りです。残りは、確認一覧に載った件だけです。
確認一覧を見る
ルールにないもの、読み取れないもの、固定登録と食い違うものは、確認一覧に集まります。確認一覧は、人が見た方がよい領収書や請求書を、件数つきで並べた一覧です。確認は、この一覧に絞ります。
| 確認した方がよい箇所 | 一覧に出すもの | 確認したあと |
|---|---|---|
| 取引先が登録されていない | 件数と、該当する証憑 | 勘定科目を決め、ルールへ追加する |
| 勘定科目を一つに決められない | 件数と、候補が分かれた証憑 | 条件を足して、登録内容を決める |
| 金額や日付が読み取れない | 件数と、元のファイルの場所 | 証憑を見て、手で登録する |
| 毎月固定の登録と金額が違う | 件数と、両方の金額 | 契約変更か、別の取引かを判断する |
| すでに登録済みの可能性 | 件数と、一致した手がかり | 二重の記帳になっていないか確認する |
確認一覧に残った件は、人が確認します。 科目や条件が決まったものはルールへ戻し、次の月から同じ確認を繰り返さないようにします。
最初の数回は、会計ソフトへ入った仕訳も照合します。登録内容が意図どおりなら、人が開くのは通知と、この確認一覧です。
手作業のときと、何が変わるか
証憑を一件ずつ開いていたときと、ルールを渡したあとを並べると、変わる箇所は次のとおりです。
月末の作業は、この対比のとおりに軽くなります。
領収書と請求書の山を前にして、一件ずつ開くところから始めなくてよくなります。ルールに合うものは、通知が届くころには会計ソフトへ入っています。
人が手を動かすのは、確認一覧に残ったものだけです。科目が決まらないもの、金額が読み取れないもの、毎月の固定と金額が違うものです。そこを見れば、その月の記帳は一区切りになります。
一度ルールに戻したものは、翌月も同じ確認をしなくてよくなります。毎月の負担は、届いた証憑の件数そのものから、まだルールになっていない件数のほうへ移っていきます。
自社の会計ソフトにつなぐとき
チャットやフォルダの置き場所は決められても、会計ソフトへの登録、税区分、二重記帳の照合までを自社だけでつなぐのが難しい場合があります。取引先ごとのルールが担当者の記憶に残ったままで、書き出せない場合も同じです。
そのときは、いまの記帳の流れと、人が確認する範囲を整理するところから相談できます。事前に完璧な一覧は要りません。届く領収書や請求書の種類、使っている会計ソフト、毎月固定で登録しているもの、判断に迷う場面が分かれば十分です。共有する資料は、取引先名や口座番号を除いた見本で構いません。
EDVAC Technologiesでは、記帳の手順と情報の流れを整理し、ルールの登録、会計ソフトとの連携、確認一覧に残す範囲まで、状況に合わせて進め方を検討します。
